Bouwstenen voor communicatie
Deze pagina bevat een overzicht van bouwstenen voor communicatieproducten die de samenwerking tussen het leernetwerk Infant Mental Health (IMH) van iHub en het management versterken. Het is ontwikkeld binnen het ZonMw-project Professionalisering en lerende organisaties in de jeugdsector.
De bouwstenen beschrijven werkzame elementen die kunnen worden ingezet in communicatie richting management, waaronder lijnverantwoordelijken, leidinggevenden en directie. Ze zijn gebaseerd op het gedachtegoed van LISO, het gedachtengoed rondom het implementeren van vernieuwingen in de zorg en ervaringen en inzichten uit het project.
Hoe meer werkzame elementen in een communicatieproduct worden verwerkt, hoe groter de kans dat dit bijdraagt aan een sterke samenwerking tussen leernetwerk en management. Besteed daarom bij voorkeur aandacht aan iedere bouwsteen. Betrek daarnaast een communicatiemedewerker bij de ontwikkeling van communicatieproducten, zodat ook die expertise optimaal wordt benut. De bouwstenen en de communicatie-expertise zijn complementair aan elkaar.
Informeer het management over de ambitie, historie, organisatie van het leernetwerk en laat zien hoe dat past binnen een lerende organisatie.
- Beschrijf de (leer)doelen van het leernetwerk. Bij welk complex maatschappelijk vraagstuk sluit het aan? Wat is de relevantie en urgentie?
- Sluit aan bij de gedeelde missie, visie en waarden van de organisatie en laat zien hoe het leernetwerk hier onderdeel van uitmaakt.
- Beschrijf de ontstaansgeschiedenis van het leernetwerk.
- Beschrijf de werkwijze en structuur van het leernetwerk.
- Geef een wetenschappelijke onderbouwing van de werkwijze en visie van het leernetwerk.
- Beschrijf de voordelen van het leernetwerk voor medewerkers, cliënten en de organisatie.
- Beschrijf hoe het leernetwerk, inclusief visie, werkwijze, missie en kennis, past binnen de huidige werkwijze.
- Beschrijf hoe het leernetwerk bijdraagt aan professionalisering en inhoudelijke verdieping.
- Laat zien hoe de werkwijze van het leernetwerk aansluit bij de waarden en overtuigingen van de organisatie, hoe wordt omgegaan met onzekerheid en hoe deze bijdraagt aan de ontwikkeling van medewerkers.
Werkzame elementen voor communicatie die de samenwerking tussen het leernetwerk en het management ondersteunt en versterkt.
- Vier waar mogelijk successen en belangrijke mijlpalen met de doelgroep managers.
- Informeer over de voortgang van de ambitie en doelen van het leernetwerk.
- Maak duidelijk dat de visie, producten, kennis van het leernetwerk onderdeel uitmaken van de visie van de organisatie en daarom structureel zijn verankerd.
- Communiceer helder over de wederzijdse verwachtingen tussen het leernetwerk en het management, ook met betrekking tot het communicatieproduct.
- Beschrijf het mandaat dat het leernetwerk vanuit het management heeft gekregen om werkzaamheden uit te voeren.
- Zet managers in als ambassadeurs van het leernetwerk.
- Laat het management commitment tonen, bijvoorbeeld door middel van een statement.
- Betrek het management actief bij interactieve sessies die speciaal voor hen zijn georganiseerd, bijvoorbeeld door minimaal jaarlijks resultaten en de daaruit voortkomende adviezen gezamenlijk te bespreken.
Aandachtspunten voor de vorm van het communicatieproduct.
- Zorg voor een helder en een duidelijke boodschap.
- Kies een vorm die aansluit bij de doelgroep managers, bijvoorbeeld door deze te testen of behoeften uit te vragen.
- Kies een vorm die technisch uitvoerbaar is.
- Gebruik zowel ‘cijfers’ als ‘verhalen’ om de boodschap over te brengen.
- Zet leiders in die aansprekend zijn voor de doelgroep managers.
- Maak managers ambassadeur van het leernetwerk en zet hen vanuit die rol in voor communicatiedoeleinden.
- Laat leden van het leernetwerk aan het woord.
- Vertaal vraaggestuurde resultaten en uitkomsten naar adviezen voor het management.
- Gebruik sturingsinformatie om knelpunten te bespreken en besluiten te nemen.
- Bied consultatie en advies aan medewerkers én management.
- Verbind de communicatie met externe behoeften, bijvoorbeeld de behoefte van gemeenten aan inzicht in effectiviteit en kostenbesparing.
- Zorg voor korte en toegankelijke communicatie.
Werkzame elementen voor het verspreiden van het communicatieproduct.
- Zet communicatiekanalen in die veel worden gebruikt door de doelgroep managers.
- Gebruik bestaande kanalen, zoals MT overleggen, nieuwsbrieven of een roadshow.
- Betrek verkoop en marketing vanaf het begin.
Aandachtspunten voor de periode nadat een communicatieproduct is ontwikkeld en verspreid.
- Houd de materialen actueel.
- Zet ambassadeurs of contactpersonen in voor mensen die willen meedenken of input willen leveren over verdere verbeteringen.
- Vraag voortdurend om input van de doelgroep managers.